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旬の特集
旬の特集:不正の起きない仕組み作り
内部から情報が漏洩したり、会社のお金を使い込まれていたり等、従業員の不正の報道を時折耳にします。
不正が起こる責任は、当事者である従業員だけでなく、その会社のリスク管理体制にもあります。
不正が起こらないよう、日頃から対策を心がけるのも経営者の大切な務めです。
主に経理部門での対策を中心に、従業員の不正を防ぐポイントをまとめました。

C A S E  S T U D Y : 値引きの決定権は誰にある?  

 企業の利益は営業マンが稼いでくるわけではありません。そこには仕入担当者もいるでしょうし、物流担当者もいます。請求書を発行する総務経理だっています。会社全体が利益獲得のため、様々な業務を分担して行っているわけです。売上値引きはそうして稼いだ利益を減らしてしまう、言わば招かれざる客です。ないに超したことはありません。しかし、営業政策上、必要な場合もあるでしょうから一概に悪者扱いは出来ませんが・・・。

 この売上値引きはどのように決定されていますか?営業マンの判断で決まっていませんか?であるとすれば、様々な問題がでてきます。

 まず、安易な値引きが増えること。値引きをすれば売れる。売れないより売れた方が良いからドンドン値引きを行ってしまう・・・。そうした体質に陥ることは必至です。もっと恐いのはそれを悪用されることです。値引きが営業担当者レベルで出来てしまうと、こんな恐いことが・・・。

 営業マンは顧客のところにいって通常に売り上げます。翌月の集金時に小切手なり現金なりでお金を頂きます。例えば集金額を100万としましょう。営業マンはこの100万円を会社には持ち帰らず、10万を懐に入れてしまったら・・・。会社には10万円の値引きです、と報告すれば良い・・・。領収書は顧客分に100万円と記載し、控えは90万・10万値引きとすれば分からないでしょう。カーボンであれば鉛筆で複写させた後、消しゴムで消せば分からない・・・。領収書を市販のものを使っているならば、こうした手間も必要なく不正ができますし、自社領収書であっても2冊持ち出し可能であれば、簡単に不正ができる・・・。また、小切手は銀行に持っていけば換金できますから、現金入金と報告すれば分からない・・・。

 ここでのチェックポイントは3つあります。

 まず、営業担当者に値引き決定権を与えないこと。値引きの際には上司の決裁を仰ぐなど、社内報告制度の確立が必要です。また、ここでは事後値引きは認めない等のルールも必要でしょう。

 2つめは領収書の管理です。領収書は営業マンが発行できないようにする、領収書には連番をふる、自社専用の領収書を使う、領収書控えに顧客のサインをもらう、など領収書管理を徹底させることです。

 3つめは、集金管理です。顧客に振り込みをお願いする、定期的に売掛金残高を顧客の買掛金帳簿残と照合してみる、などが必要でしょう。



CHECK!! ここに着目!交際費から不正を見抜く!
  • 支払伝票や領収書から、得意先を接待したことが確かでないと認められるものがないか。
  • 得意先に対する接待であっても、その接待を行なうことに十分な理由があるか。
  • 領収書の宛名は会社になっているか。
  • 部長、課長ごとの行きつけのバー等が特に片寄っていないか。
  • 特定の役員が1人またはごく少人数で頻繁に利用している事実はないか。

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